Выбираем комфортный конференц-зал для переговоров

Если приближаются важные переговоры, то просто жизненно необходимо подобрать подходящий конференц-зал. Не стоит пускать дело на самотек, а потому нужно либо искать его самому, либо обратиться к специалистам за помощью, которые не только подберут его, но и помогут организовать все мероприятие.

Чтобы аренда комфортного конференц зала в Киеве прошла успешно, для начала нужно определиться с общим количеством участников — это влияет на размеры помещения. Ведь на одного участника должно приходиться около 4 м2 свободного пространства, плюс нужно обеспечить удобное посадочное место.

Кроме того обязательно должна обеспечиваться хорошая вентиляция воздуха, качественное освещение и удобная мебель (стулья с регулируемыми по высоте сиденьями и спинками с эффектом качания, приветствуются приставные или выдвижные столики). Лучший стиль для дизайна интерьера — строгий, это настроит участников на деловой лад.

Важно наличие современного и надежного оборудования (оно не должно испортиться в ответственный момент). Если в переговорах участвует небольшое количество человек, то понадобиться небольшой экран для презентаций, проектор, удлинители и переходники. Если арендуется большой зал (на 50 человек и более), то тут уже нужно позаботиться о большом экране, трибуне, колонках и усилителях звука, микрофоне для каждого участника. Большой плюс — предусмотреть возможность использования синхронного перевода (если среди участвующих будут иностранцы) и возможность проведения быстрого голосования.

Зал должен располагаться в здании с удобным месторасположением — участники должны знать, где он находиться и как к нему добраться. Так что тут нужно обращать внимание на наличие охраняемого паркинга, близости вокзалов и аэропорта, удаленности от центра города.

Ну и, как показывает практика, важную роль могут сыграть разные дополнительные услуги. Например, Wi-Fi, наличие кафетерия, в котором можно полноценно пообедать, бесплатное использование водных кулеров и возможность использовать сейф для хранения особо важных предметов или документов. К тому же есть ряд других важных особенностей, о которых человек неподготовленный не знает. Именно поэтому намного лучше обратиться за помощью к профессионалам, способным устроить все по высшему разряду.