Виртуальный офис – современный способ ведения бизнеса для компаний разного уровня

Такая услуга, как виртуальный офис, которую сегодня предоставляют контактные центры на аутсорсинге, является не только эффективным, но и экономичным способом ведения бизнеса. На данный момент в нашей стране она наиболее востребована у предприятий торговли, строительных, риэлтерских и туристических компаний, а также в сегменте грузоперевозок и складской логистики. Любой современный call центр, предлагающий такую услугу, располагает развитой инфраструктурой и необходимым программно-техническим комплексом, а также командой операторов, супервизоров, менеджеров, прошедших специальное обучение.

Как свидетельствует опыт, наиболее часто этим сервисом пользуются небольшие компании, которым экономически невыгодно содержать собственный штат секретарей. Кроме этого, к такой услуге прибегают и крупные организации, например, на этапе расширения и открытия представительств в других регионах страны.

Данный сервис не лишен недостатков, в частности, существует риск утечки конфиденциальной информации или хакерской атака на серверы, где хранятся важные данные. Правда, о недостатках говорят только в том случае, если реализация этого проекта поручена контакт центрам, неспособным обеспечить защиту ставшей доступной в рамках проекта бизнес информации.

Компании, заказавшие такую услугу, могут рассчитывать на существенную экономию, ведь им не нужно будет содержать штат сотрудников, арендовать помещение, покупать оборудование. Виртуальный офис – это возможность получить почтовый и юридический адрес, необходимые для отчетности и регистрации компании соответственно, а также опытный и подготовленный персонал, причем в любом количестве.

Виртуальный офис от аутсорсингового контакт центра предусматривает следующие направления: прием входящих и исходящих звонков и их обработка, работа с входящей корреспонденцией, возможность взять в краткосрочную аренду помещение, а также весь стандартный пакет предлагаемых внешней структурой услуг. Поскольку практически каждый современный контакт центр имеет в своем распоряжении многоканальные телефонные линии, риск недозвонов в компанию в рамках проекта «виртуальный офис» сводится практически к нулю.

Занимаясь поиском структуры, которой можно было бы заказать такой сервис, следует обратить внимание на ее инфраструктуру, технические и человеческие ресурсы. Эффективная работа также будет зависеть от запаса мощностей – как энергетических, так и программных, в том числе наличия каналов с большой пропускной способностью. Потенциальный клиент контактного центра должен убедиться, что последний располагает сертифицированной системой, способной защитить информацию, причем, как ту, которая хранится на серверах, так и передаваемую по используемым каналам связи. Немаловажный фактор – ценовая политика.

К услуге «виртуальный офис» сегодня прибегают как столичные компании, которые планируют открыть свои филиалы в регионах, так и региональные компании, выразившие желание организовать собственное представительство в Москве.