Почему стоит переходить на электронный документооборот

В любой компании создание документов разной степени секретности и отличных по направлению, является необходимостью для организации и контроля правильного рабочего процесса. Однако бумажный вариант документооборота признан неудобным и уже не способен удовлетворить все потребности современной компании. Его начинают постепенно менять на электронный.

Преимуществ у данного метода достаточно много. К тому же существует уже не одно современное решение для электронного документооборота, что позволяет получить:
• Значительную экономию времени — необходимые документы найти гораздо проще, если искать их с помощью компьютера, пользуясь общей базой данных. Также следует отметить создание резервных копий, что позволит быстро восстановить документацию, если с ней что-то произойдет;
• Никаких огромных архивов — все данные хранятся в небольшой серверной, что позволяет более эффективно использовать имеющуюся площадь. Притом ненужные файлы легко удаляются при достижении определенного «срока давности»;
• Улучшение внутренней работы — руководители могут постоянно следить за статусом документа, независимо от его этапа согласованности или утверждения. К тому же можно сразу выяснить, кто создал документ, кто его редактирует, и кто имеет к нему доступ;
• Ведение личной истории каждого файла — не составит труда наладить централизованное управление между поставщиками и клиентами. Ведь можно всего несколькими простыми командами вызвать документы с требованиями по взаимоотношению между организацией и субъектами;
• Высокая гибкость работы — получить доступ к документу можно с любого компьютера, подключенного к внутренней сети. При необходимости можно работать и удаленно.

Благодаря всем этим особенностям нетрудно догадаться, почему все больше компаний забывают о традиционном ведении документов и переходят на электронный вариант. Тем более, что системы безопасности и шифрования все время совершенствуются и гарантируют безопасность данных.