Как подготовиться к организации корпоративного мероприятия

Если вам поручили заняться организацией корпоративной вечеринки, не стоит оттягивать на долго. Помните, чем больше времени отведено на подготовку, тем лучшим получится торжество.

Как показывает опыт, для полноценной подготовки требуется 10-14 дней, а если речь идет о новогоднем празднике, то и три недели.

Более того, если вы планируете заказать ресторан или кафе, нужно позаботиться об этом заранее. Иначе, в назначенный день может не оказаться свободных мест или, что встречается часто, цена будет другой. Обычно, чем ближе к празднику, если это Новый год, День влюбленных или женский день, цены становятся гораздо выше.

Рекомендуется разделить весь процесс подготовки на два этапа: подготовку и проведение.

При подготовке важно учитывать следующие обстоятельства.

1. Цель проведения торжества.

Если главная цель – это вкусно покушать, обратитесь в проверенный ресторан. Помните, что не обязательно сидеть в помещении, если погода позволяет можно заказать пикник, получится и вкусно, и весело. Если есть возможность приготовьте блюда самостоятельно.

Если же цель мероприятия – наладить отношение в коллективе, кроме угощений необходимо продумать и развлечения. От вас требуются умение режиссера, организатора, кулинара и даже психолога.

Приступая к организации такого торжества, вы должны понимать, что для вас это, в первую очередь не легкая работа, а уже потом отдых.

2. Бюджет.

Составляя смету корпоративной вечеринки нужно:

• составить список гостей. Определите количество мужчин и женщин – от этого зависит разнообразие напитков;

• выберите место проведения торжества;

• составьте меню банкета;

• выберите оформление зала;

• решите транспортные вопросы, а также фото или видеосъемки;

• подберите призы.

3. Выбор вида мероприятия.

Различают:

• банкет с дальнейшими развлечениями;

• вылазку на природу;

• празднование на теплоходе;

• спортивный праздник.

Особой популярностью пользуются костюмированные вечеринки, к примеру, бал или маскарад. Подобные мероприятия требуют опыта, средств и реквизитов. В таком случае лучше обратится к специалистам – ивент агентство «Бонапарт» отлично справится с этой задачей.

4. Место проведения праздника.

В основном, выбор места зависит от сметы. Но также, нужно учитывать вид праздника, количество и характер гостей и тому подобное. В качестве места проведения банкета может быть кафе, ресторан, ночной клуб, парк, база отдыха, пароход и тому подобное.

5. Продумать сценарий торжества.

В сценарии необходимо указать все действующие лица, которые принимают участие в проведении корпоратива.

Если вы пригласили специально обученных актеров, время их выхода также нужно указать.

Такой сценарий помогает в организации, но не оставляет места для импровизаций и экспромтов, поэтому каждую деталь нужно тщательно продумать.

С ведущими или музыкантами нужно познакомиться лично, поскольку от них, в большей степени зависит успех торжества.

Как показывает опыт, больше всего запоминается начало и окончания празднования, поэтому они должны быть эффектными. Идеальный вариант окончания праздника – красивый салют.

6. Транспорт для гостей.

Ваши гости не должны волноваться о том, как добраться домой после вечеринки.

Приблизительный план проведения корпоратива выглядит следующим образом:

• проверка зала;

• выбор декора помещения (ленты, цветы, шары);

• составления плана рассадки гостей;

• определения места для кухни во время выездного банкета;

• выбор комнаты под гримерку артистов;

• составление сценария развлекательной программы;

• план выноса блюд;

• выбор места для парковки машин;

• выбор места для размещения гардероба;

• выбор маршрута отъезда машин;

• составление общего сценария торжества;

• уточнение обязанностей охраны;

• проверка сценария программы на наличие приемов, помогающих наладить корпоративный микроклимат;

• выбор мест для корпоративной фотосессии;

• получить разрешение у пожарных для проведения салюта;

• подобрать веселые конкурсы, а также тематические призы.

Если с организацией корпоратива возникнут трудности или вам понадобится помощь вы всегда можете обратится в ивент агентство «Бонапарт», на официальном сайте Вы можете ознакомится со всеми услуг. Наши специалисты сделают все возможное, чтобы воплотить в жизнь ваши мечты и пожелания.