Спам в папке «Входящие»– это все равно что мусор на кухне

Ваш почтовый ящик – это вы. Структура и порядок в вашей электронной почте отражают ваши привычки, ваше психическое здоровье и даже то, как растили вас мама и папа

 

Вы – это ваш почтовый ящик.

 

Посмотрите непредвзято на то, как вы отвечаете на каждое электронное послание или отправляете его в архив. Задумайтесь о своей тревожности, когда ящик переполняют неотвеченные послания.

 

Структура и аккуратность вашей электронной почты отражают ваши привычки, ваше психическое здоровье и – не удивляйтесь – даже то, как растили вас мама и папа.

 

«Если вы держите свой ящик скорее забитым, чем пустым, это может означать, что вы поддерживаете беспорядок и в других сферах жизни, – говорит психолог Дэйв Гринфилд, основавший Центр изучения интернет-поведения в Коннектикуте. – Вы цепляетесь за прошлое? В вашей жизни много недоделанных дел?»

 

С другой стороны, если вы одержимо чистите свой ящик каждые 10 минут, вы, возможно, двигаетесь вперед так быстро, что упускаете возможности и игнорируете нюансы. Или ваша страсть к порядку отвлекает вашу энергию от других усилий, например, от семьи.

 

Конечно, зависимость от электронной почты сегодня является фактом современной культуры. Но ее менее заметным побочным продуктом является импульс «Входящих». Некоторые из нас одержимы помещением каждого послания в соответствующую папку, убивая спам сразу по прибытии и заверяя маму, что вы получили ее послание и по-прежнему любите ее. Между тем другие из нас представляют собой «электронные тормоза», современные Скарлетт О'Хара, считающие, что мы займемся старой почтой завтра. Мы обнаруживаем, что беспорядок в наших почтовых ящиках отражает беспорядок у нас дома, в наших браках и чековых книжках.

 

Несколько месяцев назад Скотт Страттен страдал от того, что он называет «почтовым параличом». В ящике этого консультанта по маркетингу из Онтарио лежало 500 старых посланий, требующих ответа. «У меня было такое чувство вины, что я не мог себя заставить открыть почту», – говорит он.

 

В отчаянии он решил удалить все сообщения. Затем он отправил почтовый заряд 400 людям из своей адресной книги, солгав им. Он сочинил историю, что его провайдер сообщил ему, что некоторые послания не пропускает сервер, поэтому друзья и клиенты не получили от него ответов. «Люди отнеслись к этому очень сочувственно, – говорит он, – и это позволило мне начать заново».

 

Страттен называет то, что он сделал, «грехом в чистом виде», но также и поворотным моментом. Он понял, что должен найти лучший способ избавиться от чувства вины из-за неприятного положения, в которое он попал с людьми. Сейчас он ищет помощника, который будет заниматься его электронной почтой.

 

Те, кто слишком мил в других сферах жизни, с большей вероятностью мучаются с громоздкими почтовыми ящиками, говорим Мерлин Манн, создатель сайта 43folders.com, посвященного личной продуктивности. Вежливые люди (или те, кто хочет нравиться) чувствуют себя обязанными заниматься почтовым пинг-понгом с болтливыми знакомыми. Им не хватает духа дать кому-то отставку, не ответив. Но Манн говорит, что такая жестокость необходима.

 

Он говорит, что для ответа на электронную почту использует несколько десятков «шаблонов» – заранее написанных писем, куда он вставляет имя и подходящий к случаю комментарий. Он чистит свой почтовый ящик раз в час. «С папкой «Входящие» надо обращаться так же, как с почтовым ящиком дома, – говорит он. – Вы же не станете копить счета в почтовом ящике. А оставлять во «Входящих» спам – это все равно что оставлять мусор на кухне».

 

На рабочем фронте вы находитесь под наибольшей угрозой хаоса в ящике, если принадлежите к породе тех, кто не умеет сказать «нет», предупреждает Нэнси Флинн, генеральный директор консалтинговой фирмы ePolicy Institute. Когда вы скоры на ответ с предложением помощи, «люди используют электронную почту, чтобы превратить свой кризис в вашу катастрофу», говорит она.

 

Интернет-консультант Уолли Бок из Северной Каролины держит в своем ящике не больше нескольких десятков сообщений, с которыми он в состоянии справиться. Он связывает свою упорядоченность с «дисциплинирующими родителями, которые привили важность этого». Впрочем, он знает и оборотную сторону. Многие ревнители «нулевых входящих» прерывают работу, как только слышат звон, возвещающий о получении сообщения. «Неверно выполнять несколько задач одновременно, – говорит Бок. – На самом деле, ты быстро переключаешься с одного дела на другое. И каждый раз, как переключаешься, надо начинать сначала. В течение дня теряешь огромную долю своей эффективности».

 

Более разумный способ урезать «Входящие» – это поместить сообщения в папки, по темам или в зависимости от необходимости дальнейшей работы, и еженедельно выделять время на работу со своим почтовым ящиком. Это совет от Мерилин Пол, автора книги для хронически неорганизованных людей «Трудно улучшить мир, если не можешь найти ключи». Она рекомендует также использовать алфавитную опцию, которая организует послания по имени отправителя. «Это позволяет удалить тысячу сообщений в час», – говорит она.

 

Преподаватель Университета Торонто Кристина Каванаф опросила сотни офисных работников, чтобы написать книгу «Управление электронной почтой. Мышление за пределами входящих». У одного из объектов ее исследования, финансового руководителя, в ящике было 10 тыс. сообщений. Она посоветовала ему просто удалить первые 9 тыс. У занятых людей, тонущих в электронных сообщениях, может не быть иного выхода, кроме как удалить старые сообщения и пережить последствия. (Манн называет это «эвтаназией».)

 

Поскольку «почтовые ящики – это олицетворение нашей жизни», говорит Гринфилд, нет единого для всех решения по управлению папкой «Входящие». Все мы разные. Но он считает, что понимание нашего поведения с «Входящими» может помочь нам лучше понять другие стороны своей жизни.

 

«Если у вас в ящике 1 тыс. сообщений, это может означать, что вы не хотите упустить ни одной возможности, но есть вещи, которые вы не можете привести в движение, – говорит Гринфилд. – Если у вас в ящике всего 10 сообщений, вы, возможно, приводите вещи в движение очень быстро, но упускаете богатство жизни».

 

Джеффри Заслоу

 

Inopressa